Mandantenaufnahme und Nachforderungen
Wiederkehrende Anfragen zu Unterlagen, Rückfragen und Status können strukturiert vorbereitet und gebündelt werden.
Für Kanzleien, Rechtsanwälte und Steuerberatung
Kanzleien: KI-gestützte Entlastung für Rechtsanwälte und Steuerberatung
Mandantenaufnahme, Dokumentenvorbereitung und wiederkehrende Freigaben binden in vielen Kanzleien täglich Zeit. AYE Digital macht diese Abläufe sichtbar und entlastet sie gezielt, ohne die fachliche Verantwortung zu ersetzen.
Typische Praxisfelder
Wo der Hebel meist zuerst sitzt.
Viel Reibung entsteht nicht in der fachlichen Arbeit, sondern in Aufnahme, Rückfragen und internen Übergaben. Statt einer großen KI-Erzählung sind es meist die konkreten Standardschleifen: Unterlagen nachfordern, Eingänge vorsortieren, Übergaben vorbereiten und Routinekommunikation verlässlicher machen.
Dokumentenprüfung und Vorstrukturierung
Eingänge lassen sich vorsortieren, auf Vollständigkeit prüfen und für das Team besser vorbereiten, bevor fachliche Bearbeitung beginnt.
Interne Freigaben und Übergaben
Zwischen Assistenz, Sachbearbeitung und verantwortlicher Freigabe entstehen oft Schleifen, die sich mit klaren Automationsschritten entlasten lassen.
Praxisbeispiel Steuerberatung
Fehlende Unterlagen nachfordern, ohne jede Nachricht einzeln zu schreiben
Ein Szenario aus dem Kanzleialltag, keine Kundenreferenz: Eine Steuerberatung sammelt jedes Jahr für viele Mandanten die Unterlagen zur Einkommensteuererklärung ein.
Vorher
- Mandanten schicken Unterlagen per E-Mail, Post und Upload, in beliebiger Reihenfolge.
- Die Fachassistenz gleicht jeden Eingang von Hand mit der Vorjahresakte ab: Was ist neu, was fehlt?
- Fehlendes wird einzeln per E-Mail oder Telefon nachgefordert, Erinnerungen folgen nach Wiedervorlage.
- Den Stand je Mandant kennt, wer die Akte zuletzt in der Hand hatte.
Mit strukturiertem Ablauf
- Eingänge werden dem Mandanten und einer Unterlagenliste zugeordnet, das Vorjahr dient als Referenz.
- Eine Vorstufe erkennt, was vollständig wirkt und was fehlt, und bereitet die Nachforderung als Entwurf vor.
- Die Fachassistenz prüft den Entwurf und gibt ihn frei. Unklare Fälle gehen gesondert zur fachlichen Prüfung.
- Erinnerungen werden zum vereinbarten Termin als Vorschlag erzeugt, der Stand je Mandant ist auf einen Blick sichtbar.
Bleibt in der Kanzlei: Die steuerliche Bewertung, die Entscheidung, ob die Unterlagen ausreichen, und jede Nachricht an Mandanten. Welche Mandantendaten der Ablauf sehen darf, legt die Kanzlei vor dem Start fest.
Weniger Nachfassen von Hand, einheitlichere Nachforderungen und ein Bearbeitungsstand, der jederzeit sichtbar ist. Wie viel Zeit das in Ihrer Kanzlei spart, messen wir im Pilotprozess, statt eine pauschale Zahl zu versprechen.
Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte
Rechtsanwälte: Aktenarbeit vorbereiten, Mandatszeit gewinnen
Viel Reibung entsteht nicht in der rechtlichen Bewertung, sondern in der Vorbereitung davor: Mandantenanfragen sichten, Aktenstand zusammenstellen, Fristen im Blick behalten. AYE Digital macht diese Standardschleifen sichtbar und übernimmt die Vorbereitung, die fachliche Prüfung bleibt bei der Kanzlei.
Mandantenaufnahme und erste Fristenkontrolle
Aktenstrukturierung und Schriftsatzvorbereitung
Terminkoordination und wiederkehrende Rückfragen
Ein typischer Fall:
Eine Kanzlei mit mehreren Sozietätspartnern erhält regelmäßig Mandantenanfragen zum aktuellen Verfahrensstand. Bisher beantwortet das Sekretariat jede Anfrage einzeln, nach Rücksprache mit der zuständigen Akte. In einem strukturierten Ablauf bereitet ein Assistenzsystem den aktuellen Aktenstand automatisch auf, sodass das Team nur noch die fachliche Freigabe für die Antwort übernimmt. Die inhaltliche Bewertung bleibt in jedem Fall bei der verantwortlichen Anwältin oder dem verantwortlichen Anwalt.
Ersetzt das die anwaltliche Prüfung von Schriftsätzen?
Nein. Automatisiert werden Vorbereitung, Aktenstrukturierung und wiederkehrende Kommunikation. Die inhaltliche Prüfung und Freigabe jedes Schriftsatzes bleibt bei der verantwortlichen Anwältin oder dem verantwortlichen Anwalt.
Eignet sich das auch für kleine Kanzleien mit wenigen Partnern?
Ja. Gerade bei knappen Personalressourcen wirkt sich die Entlastung wiederkehrender Aufgaben spürbar aus. Der Einstieg erfolgt über einen klar abgegrenzten Pilotprozess, nicht über ein Gesamtprojekt.
Für Steuerberaterinnen und Steuerberater
Steuerberatung: Belege vorbereiten, Fristen sicher im Blick
Zwischen Belegeingang und Buchung liegt in vielen Kanzleien viel manuelle Vorarbeit: sichten, zuordnen, bei fehlenden Unterlagen nachfragen. AYE Digital strukturiert diese Vorstufe, damit die Fachkraft nur noch die unklaren Fälle prüft und die Buchung freigibt.
Belegerfassung und Vorkontierung
Mandanten-Rückfragen bei fehlenden Unterlagen
Fristen- und Erklärungsüberwachung (Steuererklärungen, Jahresabschlüsse)
Ein typischer Fall:
Zum Monatsende gehen bei einer Steuerkanzlei viele Belege in unterschiedlichen Formaten ein, als Papier, PDF oder Foto aus der Buchhaltungs-App eines Mandanten. Bisher sortiert die Fachassistenz jeden Beleg manuell vor und prüft ihn auf Vollständigkeit. In einem strukturierten Ablauf übernimmt eine Vorstufe die Kategorisierung und den Vollständigkeitsabgleich, sodass die Fachkraft nur noch unklare Fälle prüft und die Buchung freigibt. Die steuerliche Bewertung bleibt durchgehend bei der verantwortlichen Steuerberaterin oder dem verantwortlichen Steuerberater.
Übernimmt AYE Digital die steuerliche Bewertung?
Nein. Automatisiert werden Belegvorbereitung, Vollständigkeitsprüfung und Rückfragen-Kommunikation. Die steuerliche Bewertung und die Freigabe bleiben bei der verantwortlichen Steuerberaterin oder dem verantwortlichen Steuerberater.
Wie wird mit vorhandener Kanzleisoftware umgegangen?
Bestehende Programme und Ablagepfade werden in der Prozessaufnahme berücksichtigt. Ziel ist die Einbindung vorhandener Systeme, nicht ihr Austausch.
Was ist ein typischer erster Schritt?
Meist ein einzelner, klar umrissener Ablauf, zum Beispiel die Vorstufe der Belegerfassung oder die Rückfragen-Kommunikation bei fehlenden Unterlagen.
Beispiele aus dem Alltag
Typische Ansatzpunkte aus Kanzleien und Steuerberatung.
Die größten Hebel liegen häufig dort, wo viele ähnliche Vorgänge zusammenkommen und fachliche Entscheidungen vorbereitet, aber nicht ersetzt werden sollen.
Mandantenkommunikation
Weniger Rückfragen im Standardfall
Wiederkehrende Status- und Dokumentenrückfragen lassen sich besser strukturieren, bevor sie im Tagesgeschäft zerfasern.
Dokumente und Fristen
Sauberer Vorfilter statt Mehrbelastung
Dokumenteneingänge, Vollständigkeitsprüfungen und interne Vorbereitungen können entlastet werden, ohne fachliche Verantwortung zu automatisieren.
Menschliche Freigabe bleibt
Fachliche Entscheidung bleibt in der Kanzlei
AYE Digital automatisiert Vorbereitung und Struktur, nicht die rechtliche Bewertung oder verantwortliche Freigabe.
Bestehende Kanzleilogik bleibt anschlussfähig
Integration vor Systembruch
Vorhandene Tools, E-Mail-Pfade und Dokumentenabläufe werden eingebunden, statt die Kanzlei in ein komplett neues Setup zu zwingen.
Beispielhaftes Vorgehen
Erst Standardschleifen verstehen, dann den ersten Pilotprozess sauber eingrenzen.
AYE Digital startet mit einer belastbaren Prozessaufnahme. Welche Rückfragen wiederholen sich? Wo werden Unterlagen manuell nachgefordert? Wo entstehen interne Schleifen? Erst daraus wird ein kleiner Pilotumfang definiert, der das Team entlastet und fachlich sauber bleibt.
- Mandanten- und Dokumentenpfade konkret aufnehmen
- Geeignete Standardprozesse nach Nutzen und Risiko priorisieren
- Vorbereitung und Kommunikation automatisieren, Freigaben bewusst behalten
Mehr erfahren
Wenn diese Muster bekannt vorkommen, lohnt sich der Blick auf einen klar abgegrenzten ersten Pilotprozess.
Im 90-minütigen Workshop werden Standardprozesse identifiziert, die sich für einen ersten Automationsschritt eignen. Danach ist klar, wo Entlastung realistisch ist und welche Grenzen bewusst bestehen bleiben müssen.
Verschwiegenheit und Datenschutz
Was Kanzleien vor dem Einsatz von KI wissen wollen
Rechtsanwälte und Steuerberater unterliegen strengen Verschwiegenheitspflichten. Die folgenden Antworten geben einen allgemeinen Überblick, wie AYE Digital damit umgeht. Sie sind keine Rechtsberatung und ersetzen nicht die Prüfung im Einzelfall.
Darf eine Kanzlei KI mit Mandantendaten nutzen?
Das Berufsgeheimnis gilt auch beim Einsatz von KI (§ 203 StGB, § 43a BRAO, § 57 StBerG). Ob und wie Mandantendaten verarbeitet werden dürfen, hängt vom Einzelfall ab und entscheidet die Kanzlei. Für externe Dienstleister gelten eigene Anforderungen, etwa sorgfältige Auswahl und Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Deshalb legen wir vor jedem Pilotprozess gemeinsam mit der Kanzlei fest, wer welche Daten sieht.
Welche Mandantendaten sieht ein KI-gestützter Ablauf?
So wenige wie nötig. Welche Daten ein Ablauf verarbeitet, legt die Kanzlei in der Prozessaufnahme fest, bevor etwas gebaut wird. Wo möglich, starten wir mit Prozessbeschreibungen oder Beispieldaten ohne Personenbezug. Die Kanzlei entscheidet, nicht das System.
Braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, sobald AYE Digital im Auftrag der Kanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Wir schließen ihn ab, bevor wir Zugriff auf solche Daten erhalten, und benennen darin eingesetzte Unterauftragsverarbeiter. Mitarbeitende werden zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Das hängt vom Einsatzszenario ab. Standort und beteiligte Anbieter werden vor dem Start gemeinsam festgelegt und im Vertrag benannt.
Werden Mandantendaten zum Training von KI-Modellen genutzt?
Wir nutzen Mandantendaten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Bevor ein Modell oder Dienst eingesetzt wird, prüfen wir die Nutzungsbedingungen des Anbieters zur Datenverwendung und legen das Ergebnis der Kanzlei offen.
Ersetzt KI die Prüfung durch Rechtsanwältin oder Steuerberater?
Nein. Die berufsrechtliche Verantwortung bleibt bei der Rechtsanwältin, dem Rechtsanwalt, der Steuerberaterin oder dem Steuerberater. KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas nach außen geht. Das ist wichtig, weil KI-Ergebnisse fehlerhaft sein können, etwa durch erfundene Fundstellen.
Müssen wir für den Workshop Mandantendaten bereitstellen?
Nein. Der 90-minütige Workshop ist kostenlos und arbeitet mit Ihren Prozessbeschreibungen, nicht mit Mandantendaten. Danach wissen Sie, welche Abläufe sich für einen Pilotprozess eignen. Ob ein Pilot folgt, entscheiden Sie.
FAQ
Häufige Fragen zu solchen Kanzlei-Prozessen.
Automatisiert AYE Digital rechtliche Bewertung?
Nein. Der Fokus liegt auf Vorbereitung, Struktur, Kommunikation und wiederkehrenden Standardabläufen. Fachliche Bewertung und verantwortliche Freigabe bleiben in der Kanzlei.
Eignet sich das nur für große Kanzleien?
Nein. Gerade kleinere und mittlere Kanzleien profitieren davon, wenn wiederkehrende Rückfragen, Dokumenten- und Statuspfade sauberer organisiert werden.
Was ist ein typischer Einstieg?
Meist ein klar umrissener Pilotprozess, zum Beispiel Mandantenaufnahme, Unterlagennachforderung, Dokumentenvorprüfung oder eine wiederkehrende interne Übergabe.