Angebotsvorbereitung
Eine Anfrage wird mit der Spezifikation abgeglichen, fehlende Angaben werden erkennbar. Das Angebot entsteht als Entwurf. So sinkt die Zahl der Rückfragen, die nur entstehen, weil eine Angabe in der Anfrage fehlte.
KI-Automatisierung für Fertigungsunternehmen
Angebote und Freigaben beschleunigen
Bevor ein Fertigungsunternehmen produziert, binden Kundenanfragen, Angebote, Auftragsstatus und Freigaben viel Zeit. Diese Seite zeigt, welche Abläufe zwischen Anfrage und Auftrag sich mit KI-Automatisierung vorbereiten lassen. Produktionssteuerung und Maschinendaten sind ausdrücklich nicht gemeint, die Fertigung selbst bleibt unberührt. Das System erstellt Entwürfe und Vorprüfungen, Ihre Mitarbeitenden prüfen, entscheiden und geben frei. Die Seite richtet sich an Geschäftsführung, Vertriebsinnendienst und Auftragsabwicklung produzierender Mittelständler.
Typische Prozesse von der Anfrage bis zur Freigabe
Welche dieser Abläufe bei Ihnen am meisten Zeit binden, klären wir im kostenlosen Workshop. Dort arbeiten wir mit Ihren Prozessbeschreibungen und nicht mit Kunden- oder Konstruktionsdaten. Aus Ihren Antworten entsteht ein Vorschlag zur Bewertung. Einen Pilot starten wir nur, wenn Sie das wollen.
Rückfragen und Nachfassen
Rückfragen an Kunden und das Nachfassen offener Angebote folgen oft festen Mustern. Entwürfe sparen Schreibarbeit, versendet wird nach Freigabe. Das hilft, wenn viele Angebote parallel offen sind und das Nachfassen sonst untergeht.
Auftragsstatus zwischen den Abteilungen
Vertrieb, Disposition, Einkauf und Fertigung brauchen denselben Stand. Statusauskünfte lassen sich aus vorhandenen Daten vorbereiten, statt sie per Nachfrage zusammenzutragen. So müssen weniger Kollegen für dieselbe Auskunft unterbrochen werden.
Eingangs- und Lieferdokumente
Eingehende Dokumente werden gesichtet, geordnet und dem passenden Vorgang zugeordnet. Das entlastet besonders Wareneingang und Disposition. Auch Lieferscheine und Bestätigungen von Lieferanten gehören dazu.
Prüfprotokolle, Nachweise und Freigaben
Nachweise werden auf Vollständigkeit geprüft und für die interne Freigabe zusammengestellt. Die Freigabe selbst erteilen Ihre Fachleute. Das ist hilfreich, wenn Kunden oder Prozesse einen lückenlosen Nachweis verlangen.
Beispiel: Kundenanfrage bis zum Angebotsentwurf
Ablaufskizze, keine Kundenreferenz: So könnte eine Anfrage laufen, ein realer Kunde ist nicht gemeint.
Vorher
- Die Anfrage kommt per E-Mail an und wird von Hand gelesen.
- Fehlende Angaben werden per Rückfrage beim Kunden geklärt.
- Daten aus ERP und Ordnerstruktur werden von Hand abgeglichen.
- Das Angebot wird einzeln erstellt und intern zur Freigabe gegeben.
Nachher
- Die Anfrage wird auf Vollständigkeit vorgeprüft.
- Eine Rückfrage wird als Entwurf vorbereitet.
- Ein Angebotsentwurf entsteht als Vorschlag aus den vorhandenen Daten.
- Vertrieb oder Technik prüfen und geben frei. Preis- und Qualitätsentscheidungen bleiben dort.
Was nicht automatisiert wird
Preis-, Qualitäts- und Freigabeentscheidungen bleiben bei Ihren Fachleuten, ebenso die Produktion selbst. Ihre internen Freigabewege behalten Sie, die Automatisierung ergänzt sie und umgeht sie nicht. Alles, was das System liefert, ist ein Vorschlag, denn KI liegt auch einmal falsch. Das gilt selbst dann, wenn ein Entwurf überzeugend aussieht.
Mit ERP, E-Mail und Dateien arbeiten
Wir starten mit Ihren bestehenden Systemen, also ERP, E-Mail-Postfach und Dateiablage; das ERP-System muss dafür nicht ersetzt werden. Welche Anbindung möglich ist, klären wir in der Prozessaufnahme. Notfalls beginnt ein Pilot mit Exporten aus dem ERP und mit Dateien.
Technische Hintergründe stehen auf der Seite zur Systemarchitektur.
Vertraulichkeit von Kunden- und Konstruktionsdaten
Anfragen von Kunden und Konstruktionsunterlagen sind oft vertraulich. Die folgenden Zeilen geben einen allgemeinen Überblick über unseren Umgang damit, sie sind keine Rechtsberatung. Welche Angaben ein Ablauf zu sehen bekommt, bestimmen Sie in der Prozessaufnahme; für erste Schritte genügen Beispiele ohne echte Zeichnungen oder Kundennamen. Verarbeiten wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, unterzeichnen wir vorher einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und führen beteiligte Unterauftragnehmer darin auf. Ihre Daten trainieren keine KI-Modelle. Wo verarbeitet wird und welche Anbieter beteiligt sind, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Häufige Fragen aus Fertigungsprojekten
Was eignet sich als erster Pilotprozess, und wie wird er gewählt?
Ein einzelner, eng umrissener Ablauf mit häufigem Aufkommen und gut beurteilbarem Ergebnis eignet sich, etwa die Vorprüfung von Anfragen. Welcher es wird, entscheiden wir nach dem kostenlosen Workshop gemeinsam; Sie bewerten unseren Vorschlag und entscheiden dann.
Muss dafür das ERP-System getauscht oder erweitert werden?
Nein, ein Austausch ist nicht das Ziel. Der Einstieg erfolgt mit Ihren bestehenden Systemen, und die mögliche Anbindung klären wir in der Prozessaufnahme.
Greift AYE in Produktionssteuerung oder Maschinendaten ein?
Nein. Es geht um Abläufe vor und neben der Fertigung, die Produktion bleibt unberührt. Maschinen werden dafür nicht angebunden.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Kunden- und Konstruktionsdaten um?
Zurückhaltend: Sie legen fest, welche Daten ein Ablauf sieht, und vor jedem Zugriff auf personenbezogene Daten steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Einzelheiten stehen im Abschnitt zur Vertraulichkeit; das ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.
Was passiert mit Prüfprotokollen und Qualitätsnachweisen, und wer gibt sie frei?
Nachweise lassen sich auf Vollständigkeit prüfen und zusammenstellen. Freigeben müssen Ihre Fachleute, die interne Abstimmung wird dadurch beschleunigt, aber nicht ersetzt.
Eignet sich das auch für kleinere Fertigungsbetriebe und Lohnfertiger?
Ja, denn auch kleine Betriebe bearbeiten wiederkehrende Anfragen und Dokumente. Ob ein Pilotprozess sinnvoll ist, zeigt der kostenlose Workshop.