Inventarisierung und Verfahrensschritte beschleunigen
Jedes Insolvenzverfahren läuft gegen die Uhr: Die Masse ist zu erfassen, Forderungen sind zu sichten, Gläubiger wollen Auskunft. Diese Seite beschreibt, welche wiederkehrenden Arbeitsschritte sich mit KI-Automatisierung vorbereiten lassen. Vorbereiten bedeutet hier: Das System erstellt Listen und Entwürfe, der Verwalter prüft, entscheidet und gibt frei. Gedacht ist die Seite für Verwalter und für Mitarbeitende von Verwalterkanzleien, die einzelne Arbeitsschritte entlasten möchten, ohne ihre bewährte Arbeitsweise aufzugeben.
Die folgenden Prozesse treten in vielen Verfahren auf. Welche davon bei Ihnen am meisten Zeit kosten, besprechen wir im kostenlosen Workshop.
Objekte, Unterlagen und Vermögenswerte werden nach einer festen Vorlage erfasst, statt aus Einzelnotizen zusammengesetzt zu werden. Lücken und Unstimmigkeiten werden markiert, der Verwalter prüft die Liste. Das spart die spätere Nacharbeit, wenn aus verstreuten Notizen eine belastbare Grundlage für Bericht und Akte werden muss.
Eingehende Forderungsanmeldungen werden gesichtet, nach Art und Vollständigkeit geordnet und für die Prüfung vorbereitet. Fehlende Unterlagen werden erkennbar. So fällt früher auf, wo Nachfragen nötig sind, und der Verwalter sieht den Stand der Anmeldungen auf einen Blick. Die Entscheidung über jede Forderung bleibt beim Verwalter.
Anfragen zum Verfahrensstand folgen oft demselben Muster. Standardbausteine ermöglichen Antwortentwürfe, die der Verwalter oder sein Team prüft und freigibt, bevor etwas die Kanzlei verlässt. Das schafft Luft für die Gespräche, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen.
Wiederkehrende Abschnitte lassen sich aus vorhandenen Verfahrensdaten als Entwurf vorbereiten. So beginnt der Verwalter nicht bei einer leeren Seite, sondern bei einer Grundlage, die er prüfen und anpassen kann. Inhalt und Bewertung verantwortet der Verwalter.
Dokumente einer Verfahrensakte werden so aufbereitet, dass sich Inhalte schneller finden lassen, etwa ein bestimmter Vertrag oder die Korrespondenz mit einem Gläubiger. Das hilft besonders, wenn Unterlagen aus mehreren Quellen zusammenkommen und teils nur als Scan vorliegen.
Ablaufskizze, keine Kundenreferenz: Die Schritte zeigen einen denkbaren Ablauf und keinen abgeschlossenen Fall.
Wie dieser Ablauf in Ihrer Kanzlei konkret aussieht, bestimmen Ihre Vorlagen, Ihre Software und Ihr bisheriges Vorgehen. Das klären wir im Workshop, noch bevor etwas gebaut wird.
Ein automatisierter Ablauf nimmt dem Verwalter keine Entscheidung ab. Über Forderungen und Verfahrensschritte entscheidet der Verwalter, jeden Bericht und jede Mitteilung gibt er selbst frei, und der Kontakt zu Gericht, Gläubigern und Schuldnern bleibt in seiner Hand. Erfordert ein Schritt eine fachliche oder rechtliche Bewertung, nimmt der Verwalter sie vor. Was das System liefert, gilt als Vorschlag, denn auch KI kann sich irren.
Im Verfahren sammeln sich sensible Angaben zu Schuldnern, Gläubigern und Beschäftigten. Die nachfolgenden Hinweise skizzieren, wie wir mit solchen Angaben umgehen. Sie sind weder Rechtsberatung noch ein Ersatz für die Prüfung des Einzelfalls.
Welche Angaben aus einem Verfahren ein Ablauf überhaupt zu sehen bekommt, bestimmen Sie. Das legen wir in der Prozessaufnahme fest, bevor etwas entwickelt wird, und beschränken den Zugriff auf das Nötige. Für erste Tests reichen oft Prozessbeschreibungen oder erfundene Beispiele.
Verarbeiten wir für Sie personenbezogene Daten aus Verfahren, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO dazu. Er liegt unterschrieben vor, ehe wir an echte Verfahrensdaten kommen. Eingesetzte Unterauftragnehmer werden dort aufgeführt.
Verfahrensdaten dienen bei uns nicht dazu, KI-Modelle zu trainieren. Bevor ein Modell oder Dienst zum Einsatz kommt, lesen wir die Bedingungen des Anbieters zur Datennutzung und teilen Ihnen das Ergebnis mit. Wo die Verarbeitung stattfindet und wer daran beteiligt ist, halten wir vor dem Start gemeinsam fest.
Am Anfang steht ein kostenloser Workshop. Wir arbeiten dort mit Ihren Prozessbeschreibungen, nicht mit Verfahrensdaten. Danach wissen Sie, welche Abläufe sich für einen Pilotprozess anbieten, also für einen einzelnen, eng umrissenen Ablauf, der unabhängig vom übrigen Tagesgeschäft startet. Im Gespräch fragen wir nach den Schritten, die in Ihren Verfahren am meisten Zeit kosten, und bringen eine Auswahl möglicher Prozesse mit. Aus Ihren Antworten entsteht ein Vorschlag, den Sie bewerten. Ob danach ein Pilot beginnt, liegt bei Ihnen.
Ja, alle drei bleiben beim Verwalter. Der Ablauf liefert Listen, Entwürfe und Hinweise, und erst nach menschlicher Prüfung geht etwas nach außen. Hintergrund: KI liefert mitunter falsche Angaben.
Nur die Angaben, die ein einzelner Schritt wirklich braucht, und der Verwalter legt den Umfang fest. Das geschieht zu Beginn eines Piloten; Näheres steht im Abschnitt Datenschutz.
Objekte und Unterlagen werden anhand einer festen Vorlage aufgenommen, Lücken fallen sofort auf. Der Verwalter sieht die Liste durch, ändert sie bei Bedarf und gibt sie frei. Die Vorlage richten wir an Ihrem bisherigen Vorgehen aus.
Geeignet sind wiederkehrende Schritte wie Eingangsbestätigungen, Nachforderungen fehlender Unterlagen und Antwortentwürfe zum Verfahrensstand. Für Inhalt und Versand bleibt der Verwalter verantwortlich. Zugleich sorgen Bausteine für einheitliche Formulierungen in der Kanzlei.
Das hängt von Ihrer Software und Ihrer Aktenablage ab und wird in der Prozessaufnahme geklärt. Ein Wechsel der Verwaltersoftware ist nicht Ziel des Einstiegs. Fehlt eine Schnittstelle, genügen für den Anfang Dateiexporte.
Am besten eignet sich ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf, etwa die Inventarisierung der Masse oder die Vorbereitung von Forderungsanmeldungen. Ausgangspunkt ist der kostenlose Workshop, danach entscheiden wir gemeinsam. Der Nutzen sollte sich für Sie leicht beurteilen lassen.
Grundsätzlich ja, wiederkehrende Schritte gibt es auch bei wenigen Verfahren. Im kostenlosen Workshop beurteilen wir mit Ihnen anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe, ob sich ein Pilotprozess lohnt.
