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Strategiegespräch

AYE Know für einen klaren KI-Start

Aus Dokumentenchaos wird eine klare KI-Basis.

AYE Know analysiert Ihre gewachsenen Ablagen lokal im eigenen Netzwerk und zeigt, wo Suchzeit, Dubletten, Zugriffsrisiken und relevante Automatisierungshebel liegen.

Ihre Teams müssen nicht erst alles aufräumen. Sie bekommen zuerst ein belastbares Bild und einen sinnvollen Startpunkt.

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Executive Benefit

Warum Geschäftsführer damit schneller zu einer tragfähigen KI-Entscheidung kommen

Das eigentliche Problem ist oft nicht fehlendes Wissen, sondern Wissen, das vorhanden ist und trotzdem nicht verlässlich gefunden oder genutzt wird. AYE Know reduziert operative Reibung in gewachsenen Ablagen, senkt Unsicherheit bei sensiblen Dateien und priorisiert gezielt, statt in Aktionismus zu investieren.

Deep-Dive Navigation

Falls Sie tiefer einsteigen wollen: die 5 relevanten Entscheidungsbereiche

Die Hauptseite bleibt bewusst kurz. Alle vertiefenden Inhalte finden Sie strukturiert in den Deep-Dive-Seiten, ohne Informationsverlust.

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First-Step Deliverable

Was Sie im ersten Schritt konkret bekommen

Eine lokale Analyse Ihrer Dokument- und Ablagestruktur mit Sicht auf Dubletten, Suchhürden, Rechteprobleme und kritische Bereiche sowie eine priorisierte Entscheidungsvorlage für Ordnung, Bereinigung und spätere Automatisierung.

First-Step Deliverable

  • Sicht darauf, wo Wissen heute gesucht, doppelt gepflegt oder im Alltag übersehen wird
  • Priorisierte Entscheidungsvorlage für Ordnung, Bereinigung und erste umsetzbare Hebel
  • Klare Trennung zwischen Erstphase und späterer Ausbauwelle

Trust

Der Einstieg bleibt lokal, kontrollierbar und überschaubar

Die Erstbewertung erfolgt im kundenseitig kontrollierten Umfeld, ohne dass für die erste Analyse sensible Unterlagen ausgelagert werden müssen.

  • Analyse-first statt Vollautomatisierungsversprechen
  • Konditionale Governance-Formulierung ohne absolute Compliance-Claims
  • Now-vs-next-wave-Trennung für realistische Erwartungen

Mini-Case-Study

Mittelständischer Dienstleister (anonymisiert)

Ausgangslage

Dezentrale Laufwerke, uneinheitliche Benennungen und mehrfach abgelegte Dokumente führten zu Suchaufwand, Rückfragen und unklaren Zuständigkeiten in der täglichen Vorgangsbearbeitung.

Lösung

AYE Know wurde in einem begrenzten Pilot lokal auf ausgewählte Teamablagen angewendet: Strukturanalyse, Dubletten-Cluster, Klarstellung von Ownership-Pfaden und priorisierte Maßnahmenliste für die nächsten Umsetzungsschritte.

Messbare Ergebnisse nach 6 Wochen Pilot

  • Durchschnittliche Suchzeit pro Vorgangvon 14 auf 8 Minuten (−43%)
  • Dublettenquote in den Pilotordnernvon 22% auf 9% (−13 Prozentpunkte)
  • Vorgänge mit klarer Owner-Zuordnungvon 61% auf 88% (+27 Prozentpunkte)

Hinweis: Anonymisierte Pilotdaten aus einer Einzelorganisation. Ergebnisse sind kontextabhängig und keine Garantie für identische Effekte in anderen Umgebungen.

Einwände

Häufige Fragen vor dem Start

Die Deep-Dives enthalten den gesamten Detailkontext. Auf der Main-Page bleiben nur die entscheidungsrelevanten Kernpunkte.

Wie läuft der Einstieg konkret ab und wie viel Aufwand entsteht intern?

Der Einstieg ist ein klar abgegrenzter Analyse-Schritt mit Kickoff, lokaler Bestandsaufnahme und priorisierter Auswertung. In der Regel reicht ein kleines Kernteam aus Fachbereich und IT für die Abstimmung der Pilotablagen.

Bleiben sensible Unterlagen im Unternehmen?

Für die Erstphase ist ein kundenseitig kontrolliertes, lokales Setup vorgesehen. Falls in späteren Ausbaustufen externe Dienste geprüft werden, erfolgt das nur nach separater fachlicher und rechtlicher Bewertung mit passenden Vertrags- und Schutzmaßnahmen.

Ist AYE Know automatisch DSGVO- und EU-AI-Act-konform?

AYE Know unterstützt eine datensparsame, nachvollziehbare Umsetzung mit klaren Zuständigkeiten und Prüfpunkten. Die rechtliche Einordnung bleibt jedoch immer ein unternehmensspezifischer Prozess und sollte bei Bedarf mit Datenschutz- und Rechtsverantwortlichen abgestimmt werden.

Woran erkennen wir den wirtschaftlichen Nutzen vor einer größeren Umsetzung?

Bereits im Pilot werden messbare Ausgangswerte und Zielmetriken festgelegt, zum Beispiel Suchzeit, Dublettenquote und Durchlaufzeiten. So entsteht eine belastbare Entscheidungsbasis für den nächsten Investitionsschritt.

Müssen bestehende Systeme für den Start ersetzt werden?

Nein. Der Einstieg ist auf Integration in bestehende Ablagen und Prozesspfade ausgelegt. Systemwechsel sind keine Voraussetzung und werden nur dort geprüft, wo ein klarer Mehrwert nachweisbar ist.

Nächster Schritt

Starten Sie mit Klarheit statt mit einem Großprojekt

Im Erstgespräch klären wir, welche Ablagen heute am meisten Reibung erzeugen und welcher Einstieg für Sie sinnvoll ist.

Was wir im Einstieg qualifizieren

  • welche Ist-Situation und welche Such- oder Ownership-Probleme zuerst transparent gemacht werden müssen
  • welche Ablagen derzeit den größten operativen Reibungsverlust erzeugen
  • welche Einstiegsprozesse, Teams und Rechtepfade zuerst betrachtet werden sollten
  • welcher klare nächste Schritt nach der Erstanalyse den besten Hebel bietet

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